dezembro, 2009

PostHeaderIcon Estudo apresenta os principais problemas existentes no planejamento e gestão de projetos em ONGs

Um estudo realizado por pesquisadores da Fundação Escola de Comércio Álvares Penteado e da Universidade de São Paulo, investigou por meio de uma pesquisa exploratória em 100 organizações do Terceiro Setor na cidade de São Pauloverificando seus processos de planejamento estratégico e gestão de projetos.

Os aspectos investigados versaram sobre o tipo de planejamento que é feito nessas organizações, a gestão praticada nos projetos realizados e a possibilidade de usar a metodologia proposta pela literatura do PMI- Project Management Institute.

Nesta investigação exploratória verificou-se que o planejamento nas organizações é feito de forma muito rudimentar na maioria das organizações estudadas. Os projetos ocorrem com grande freqüência nessas organizações, porém, sem nenhum planejamento formal ou método padronizado. Geralmente, o controle é baseado em ações emergenciais do dia a dia e o processo de avaliação praticamente não ocorre.

Project Management Institute

Image via Wikipedia

No Terceiro Setor, a administração tem algumas características peculiares como o fato de que grandes partes das pessoas que trabalham nessas organizações não possuem um compromisso formal com a organização – trata-se de voluntários. Dessa forma, o comprometimento de funcionários que “doam” horas de trabalho sem remuneração, em muitos casos não é o mesmo. Em muitas situações, a organização tem que se ajustar à disponibilidade dos voluntários para alguma atividade e não eles às necessidades da organização como deveria ser.

Com o aumento das restrições na obtenção de recursos e necessidade de transparência no controle da organização, das atividades e suas finanças, a sociedade e investidores passaram a exigir controles mais rígidos. Porém, os administradores dessas organizações encontram dificuldades durante sua gestão, em especial, em áreas como: planejamento, captação e aplicação de recursos, elaboração e análise de projetos e principalmente no que tange avaliação de desempenho de seus projetos.

Para avaliar quais são as questões e problemas que impactam uma organização do terceiro setor, os pesquisadores estimaram que no estado de São Paulo, atualmente existem 500.000 mil organizações não-governamentais, assim para abranger significativamente essa população, foi definido um cenário de 96 organizações.

A pesquisa aponta para uma deficiência nos métodos de planejamento estratégico e gestão dos projetos empreendidos pelo Terceiro Setor. Isso ocorre principalmente em função da grande diversidade de formações acadêmicas e objetivos pessoais dos gestores, interesses de patrocinadores envolvidos e dos modelos de gestão, muitas vezes empíricos, adotados por essas organizações. Por outro lado, seus gestores demonstram grande interesse pelo planejamento, e para justificar a falta desse exercício, alegam fatores como falta de tempo e de uma garantia financeira de longo prazo, para que possam também estruturar suas idéias pensando em um período de tempo maior.

Dentro da amostra analisada, os principais problemas encontrados estão entre eles a incorreta definição de escopo presente em 60% das organizações, falta de recursos (60%), RH mal treinado (50%), problemas originados pela alteração de escopo (40%) e falta de profissionalismo, presente em 40% das organizações.

O levantamento apresentou que as principais dificuldades na padronização dos conceitos relacionados ao planejamento e em sua implementação estão relacionadas ao pouco conhecimento do gestor da organização nos conceitos de gestão de projetos. Porém independentemente da formação acadêmica de seu gestor, foi possível discutir planejamento a partir da realização de palestras e grupos de discussões, elucidando a todos, a necessidade de planejamento e elaboração de plano estratégico, com o desdobramento de ações na organização.

De todo modo, a grande parte das organizações está envolvida com projetos e praticam uma gestão ineficiente, com base na experiência pessoal dos seus administradores e num planejamento de curtíssimo prazo, que geralmente não possui sequer um plano formal para tal fim. Considerando a atual realidade pela qual passa o Terceiro Setor, no Brasil e no mundo, onde cada vez mais são observados no que tange às suas ações, torna-se extremamente importante ter ferramentas de gestão que possibilitem acompanhar, controlar e avaliar o desempenho de seu planejamento, bem como, de seus projetos. Isso trará mais credibilidade a esse setor e conseqüentemente mais facilidade para obter recursos junto à sociedade civil e a instituições nacionais e internacionais de fomento.

Finalmente pelo que foi constatado no estudo de caso, é possível que se aplique treinamento voltado ao planejamento e a gestão de projetos, e que o mesmo possa trazer resultados em curto prazo no modelo de gestão e a médios e longos prazos nos resultados efetivos dos projetos desenvolvidos. O estudo de caso também trouxe indicativos de que os conceitos e ferramentas propostos pelo PMI por meio do PMBOK podem ser aplicados, porém, de uma forma bem simplificada.

http://www.openinnovatio.org/